De nieuwe werkkostenregeling en wijziging van arbeidsvoorwaarden

Op 1 januari 2011 treedt een nieuwe fiscale regeling in werking inzake de vergoedingen en verstrekkingen die werkgevers aan hun werknemers kunnen voldoen. De nieuwe regeling staat bekend als de “werkkostenregeling” en houdt in dat werkgevers op jaarbasis maximaal 1,4% van hun totale fiscale loonsom voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen mogen gebruiken (het precieze percentage is nog onzeker, maar ik houd hier 1,4% aan). Deze vrije bestedingsruimte wordt ook wel het algemeen forfait genoemd.

Werkgevers hoeven de vergoedingen en verstrekkingen dus niet meer op individuele basis te toetsen. Voortaan kan worden volstaan met verantwoording op werkgeversniveau. Vergoedingen en verstrekkingen die het algemeen forfait te boven gaan, worden belast met een eindheffing van 80% bij de werkgever.

Werkgevers hebben de eerste drie jaar de keuze tussen toepassing van het huidige regime en de nieuwe werkkostenregeling. Zonder actie van de werkgever zal automatisch de nieuwe werkkostenregeling van toepassing worden. De uitkomsten per regime kunnen aanzienlijk verschillen. Werkgevers zullen dus na moeten gaan welke regeling voordeliger is.

Naar alle waarschijnlijkheid zullen werkgevers op enig moment hun huidige regelingen omtrent vergoedingen en verstrekkingen moeten aanpassen. Juridisch gezien is dat niet eenvoudig, omdat gemaakte afspraken niet zomaar eenzijdig gewijzigd kunnen worden.

Twee situaties dienen te worden onderscheiden: (i) de situatie waarin de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding bevat en (ii) de situatie waarin dat niet het geval is.

Als de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding bevat, betekent dat nog niet dat de werkgever zomaar arbeidsvoorwaarden kan wijzigen. De werkgever dient aan te tonen dat hij een zodanig zwaarwichtig belang heeft bij de wijziging dat het belang van de werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken.

Als de arbeidsovereenkomst geen eenzijdig wijzigingsbeding bevat, dient de werkgever aan te tonen dat een ongewijzigde instandhouding van de oude situatie naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is (de “onaanvaardbaarheidstoets”).

Samenvattend (en ontdaan van een aantal nuanceringen) dienen steeds de volgende vragen te worden beantwoord: (i) Is er een zwaarwichtige reden tot wijziging? (ii) Kan van de individuele werknemer verwacht worden akkoord te gaan? Bij deze laatste vraag is de toets iets minder streng indien een eenzijdig wijzigingsbeding overeengekomen is.

De werkgever dient in ieder geval steeds op basis van objectieve gegevens aan te tonen waarom een wijziging van arbeidsvoorwaarden noodzakelijk is. Hierbij valt in het bijzonder te denken aan financiële gegevens.

Vervolgens dient op individueel niveau de vraag te worden beantwoord of van de werknemer verwacht mag worden dat hij akkoord gaat met de wijziging. In dit stadium vindt een belangenafweging plaats tussen de belangen van de werkgever aan de ene kant en de belangen van de werknemer aan de andere kant. Belangrijk zijn hierbij in het bijzonder hoe hoog de extra kosten voor de werkgever zouden zijn en hoeveel de werknemer erop achteruit zou gaan.

Uit de rechtspraak blijkt dat een eenzijdige wijziging regelmatig geen stand houdt en dat rechters met name de onaanvaardbaarheidstoets streng toepassen. In de praktijk wijzigen werkgevers echter met enige regelmaat eenzijdig hun arbeidsvoorwaarden en gaat dat ook goed. Het “goed gaan” kan zich uiten in een succesvolle juridische procedure, maar ook in het feit dat werknemers de wijziging accepteren en niet overgaan tot juridische acties. De werkgever kan hier ook invloed op uitoefenen door zorgvuldig te werk te gaan. Een goede communicatie met de werknemers(vertegenwoordigers) en OR is daarbij in ieder geval van groot belang.

De ondernemingsraad heeft op grond van artikel 27 WOR geen instemmingsrecht bij het invoeren van de werkkostenregeling of bij het wijzigen van de regeling omtrent onkostenvergoedingen. Dat kan anders liggen als in het verleden over dit onderwerp instemming aan de OR is gevraagd of indien de OR is toegezegd dat hij op dit punt een instemmingsrecht heeft.

Ook al heeft de OR geen instemmingsrecht, het is goed hem wel te informeren over de voorgenomen wijziging en de redenen daarvan. Indien de OR vervolgens geen bezwaren aanvoert, is dat een belangrijk – hoewel niet doorslaggevend – element in de belangenafweging, ten voordele van de werkgever.

Concluderend is het voor werkgevers die als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling eenzijdig arbeidsvoorwaarden wensen te wijzigen essentieel zorgvuldig te werk te gaan en voldoende objectieve (financiële) gegevens te verzamelen die duidelijk maken dat zij een groot belang hebben bij de wijziging. Bovendien dient een en ander op tijd en zorgvuldig gecommuniceerd te worden met OR en werknemers. Tevens dient op individueel niveau gekeken te worden hoe de wijzigingen uitpakken. Als blijkt dat sprake zal zijn van een flinke achteruitgang voor de werknemers (of een individuele werknemer), is een overgangs- en/of compensatieregeling aan te bevelen.

Inachtneming van de bovenstaande “zorgvuldigheidsnormen” leidt ertoe – zonder overigens een garantie te bieden – dat een grotere kans bestaat dat de voorgenomen wijziging van arbeidsvoorwaarden stand houdt. Bovendien zullen zij de acceptatie onder het personeel vergroten.

Auteur(s)

  • Itse GerritsItse Gerrits