Autoriteit Persoonsgegevens publiceert beleidsregels ‘De zieke werknemer’

Op 21 april 2016 publiceerde de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College Bescherming Persoonsgegevens) de (nieuwe) beleidsregels ‘De zieke werknemer’, over de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers. Deze beleidsregels geven een kader voor het verwerken van deze persoonsgegevens aan werknemers, werkgevers en alle andere partijen die gegevens van de gezondheid van (zieke) werknemers verwerken: verzuim en re-integratiebedrijven, UWV, etc.

De Autoriteit Persoonsgegevens achtte het noodzakelijk om deze beleidsregels op te stellen omdat uit onderzoeken bleek dat arbodiensten en verzuimbedrijven in strijd met de wet medische gegevens van zieke werknemers verwerkten: zij verstrekten medische gegevens aan de werkgever die niet noodzakelijk is voor de re-integratie in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid.

In de beleidsregels worden verschillende fases onderscheiden – de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie – en uitgelegd welke regels gelden. In het kort, zet ik de belangrijkste regels op een rij.

Algemeen

In het algemeen geldt dat de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid verboden is. Gezondheidsgegevens betreffen álle gegevens die de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een persoon betreffen. Een loutere ziekmelding is daarom al een persoonsgegeven. Zelfs al zegt deze niets over de aard van de aandoening.

Op dit  verbod gelden een aantal uitzonderingen. Een werkgever mag wel persoonsgegevens verwerken over de gezondheid van zieke werknemers indien dit noodzakelijk is om het recht op loondoorbetaling vast te stellen. Aard of oorzaak van de ziekte hoeven dan niet te worden meegedeeld door de werknemer aan de werkgever, dat is namelijk niet noodzakelijk voor de vaststelling van het recht op loondoorbetaling. Hetzelfde geldt in het geval van begeleiding en re-integratie van zieke werknemers. De noodzakelijkheid houdt in dat de verschillende partijen alleen gegevens mogen verwerken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de specifieke taken bij re-integratie en begeleiding bij ziekte. Daarbij mag de inbreuk op de belangen van de zieke werknemer niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel (proportionaliteit) en mag het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, niet op een andere, minder nadelige wijze kunnen worden bereikt (subsidiariteit).

Ook kan de zieke werknemer uitdrukkelijk toestemming geven voor het verwerken van zijn persoonsgegevens. In de arbeidsverhouding moet wel bijzonder terughoudend met deze uitdrukkelijke toestemming worden omgegaan. Gelet op de gezagsverhouding valt niet uit te sluiten dat een werknemer ‘onder druk’ van de relatie waarin hij staat tot de werkgever zich gedwongen voelt toestemming te verlenen. Daarom zal in de relatie werknemer-werkgever niet snel sprake zijn van een ‘vrije’ toestemming.

De sollicitatieprocedure

Aan de (toekomstige) sollicitant mogen geen vragen worden gesteld over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden. Een verboden vraag is ook de vraag of een werkneemster zwanger is of zwanger wil worden. Een sollicitant is alleen verplicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie. Een medische aanstellingskeuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie bijzondere eisen worden gesteld. Dit met het oog op de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de werknemer of derden.

De ziekmelding

Bij een ziekmelding mag de werkgever de zieke werknemer een beperkt aantal vragen stellen. In ieder geval mag niet worden gevraagd naar de aard of de oorzaak van de ziekte, de beperkingen en de mogelijkheden van de werknemer. De volgende gegevens mag de werkgever vragen en registreren:

  • Het telefoonnummer van het (verpleeg)adres;
  • De vermoedelijke duur van het verzuim;
  • De lopende afspraken en werkzaamheden;
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • Of sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

Ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie

De werkgever bepaalt of een zieke werknemer recht heeft op loondoorbetaling, maar hij baseert zijn oordeel op het advies van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts mag maar beperkt gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer verstrekken aan de werkgever:

  • De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
  • De verwachte duur van het verzuim;
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
  • Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Dit zijn tevens de gegevens die de werkgever mag verwerken. Alle andere gegevens, zoals over de specifieke klachten en de behandeling zijn niet noodzakelijk voor de loondoorbetalingsverplichting of voor de re-integratie of verzuimbegeleiding Deze mogen simpelweg niet door de werkgever worden verwerkt.

Ook aan het re-integratiebedrijf mogen geen gegevens over de gezondheid worden verstrekt. In sommige situaties is het echter wel noodzakelijk dat de bedrijfsarts iets meer informatie geeft aan het re-integratiebedrijf, bijvoorbeeld als de re-integratie zich toespitst op bepaalde specifieke klachten. De bedrijfsarts zal steeds de afweging moeten maken of het verstrekken van gegevens over de gezondheid daadwerkelijk noodzakelijk is voor de re-integratieactiviteiten. Het re-integratiebedrijf mag alleen de voor de re-integratie noodzakelijk gegevens verwerken.

Afsluiting

De nieuwe beleidsregels scheppen dus een duidelijk kader voor werkgevers, bedrijfsartsen en re-integratiebedrijven over de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers. Het verdient aanbeveling deze beleidsregels grondig te bestuderen omdat duidelijk is bepaald per fase van het arbeids- en ziekteproces op welke wijze welke specifieke gegevens rondom de ziekte van een werknemer rechtmatig verwerkt kunnen worden.

Auteur(s)

  • Iris OmloIris Omlo