Administratie- en bewaarverplichtingen
Ingevolge de wetgeving in Nederland heeft het bestuur van een rechtspersoon en een ieder die een bedrijf of een zelfstandig beroep uitoefent een administratie- en bewaarplicht. Deze verplichtingen gelden ook voor de zorgsector. Of u nu een bestuurder van een zorgorganisatie bent of als zelfstandige / specialist werkt, u dient uw administratie op orde te hebben.
De administratie- en bewaarplicht
Zowel de civiele als de fiscale wetgeving bevat de verplichting om een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken en bescheiden voor een periode te bewaren. De civiele administratie- en bewaarplicht zijn opgenomen in Boek 2 en Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek. De fiscale administratie- en bewaarplicht zijn opgenomen in de Algemene Wet inzake de Rijksbelastingen. Daarnaast volgt uit een aantal andere wetten ook verplichtingen tot het bewaren van de administratie (bijvoorbeeld de Algemene Wet Bestuursrecht). Deze verplichtingen, die dus in diverse wetten terug te vinden zijn, blijken voor menig bestuurders / specialisten niet altijd even duidelijk. Daarnaast is de administratie vaak geautomatiseerd (en bij derden zoals administratiekantoor ondergebracht) waardoor menig bestuurder / specialist niet stilstaat bij deze wettelijke verplichtingen. Het bestuur van een zorgorganisatie is verplicht van de vermogenstoestand van de zorgorganisatie en van alles betreffende de werkzaamheden van de zorgorganisatie op zodanige wijze administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat op elk moment de rechten en verplichtingen kenbaar zijn. Daarnaast moeten de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens duidelijk uit de administratie blijken. Voor een specialist zijn deze verplichtingen overeenkomstig van toepassing. Wat het voeren van een administratie precies inhoudt, is helaas niet altijd even duidelijk aangezien de wet geen vormvereisten aan het voeren van een administratie stelt. Dit betekent dat een administratieplichtige (binnen bepaalde grenzen) vrij is ten aanzien van de wijze waarop hij zijn administratie voert. De boeken, bescheiden en andere gegevensdragers moeten in ieder geval minimaal zeven jaren bewaard blijven. Deze termijn geldt voor stukken met een datum erop vanaf de dag waarop het stuk gedateerd is en voor stukken zonder datum vanaf de laatste dag van het boekjaar waarop het stuk betrekking heeft. Let op dat boeken en bescheiden over onroerende zaken 10 jaren bewaard moeten worden in verband met de herzieningstermijn voor de BTW. Met de belastingdienst kunnen afspraken worden gemaakt ten aanzien van kortere bewaartermijnen, maar zonder afspraken geldt de wettelijke termijn.Welke gegevens moeten bewaard worden
Zoals hiervoor duidelijk is geworden moeten de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers voor minimaal zeven jaren bewaard worden. Maar wat zijn boeken, bescheiden en andere gegevensdragers eigenlijk?- Boeken en bescheiden Onder 'boeken en bescheiden' moet in ieder geval het volgende worden verstaan: notulen, brieven, jaarrekeningen, jaarverslagen, nota's, kwitanties, facturen, kassarollen, salarisadministratie, debiteuren en crediteurenadministratie, offertes en contracten. Onder bepaalde omstandigheden kan de personeelsadministratie ook onder de bewaarplicht vallen. Overigens kan onder de term ‘bescheiden’ meer begrepen worden dan alleen papieren stukken. De term bescheiden kan in het algemeen ruimer worden opgevat, zodat ook USB-sticks en software eronder kunnen vallen. De balans en de staat van baten en lasten moeten in ieder geval altijd op papier, dus in origineel en niet in kopie, bewaard worden.
- Andere gegevensdragers Onder ‘andere gegevensdragers' kan worden verstaan: microfilms, microfiches, magnetische banden, magneet en optische schijven, maar ook elektronische digitale opslag (bijvoorbeeld cloudserver). Ook gegevensdragers zoals geluids- en video-opnames zijn niet zonder meer uitgesloten. Bij dit laatste kan gedacht worden aan een opname van een vergadering in plaats van het notuleren van wat daar is besproken. Het huidige technologische tijdperk biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van een cloudserver waarbij de boeken en bescheiden worden opgeslagen op een server die in eigendom is van een derde partij (de cloudserver aanbieder). Het is hierbij echter de vraag of met het opslaan van de boeken en bescheiden op een cloudserver aan het wettelijke vereiste (waarbij op elk moment de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon / bedrijfsvoering kunnen worden gekend) kan worden voldaan. De cloudserver wordt beheerd door een derde partij, de cloudserver aanbieder. Om toegang te krijgen tot de in de cloudserver opgeslagen gegevens is de bestuurder / specialist dus afhankelijk van de cloudserver aanbieder. Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat het opslaan van gegevens in een cloudserver veilig is. Wat gebeurt er als de cloudserver aanbieder failliet gaat? Wat gebeurt er als u de periode opslagkosten niet (tijdig) betaald? En wat als de cloudserver aanbieder kampt met storingen? Heeft de cloudserver aanbieder het recht om uw documenten te bekijken? Dit zijn relevante vragen waar van te voren goed over nagedacht moet worden.