Door de ondernemingsraad te maken kosten: hoe zit dat?

Afgelopen maandag werd bekend dat de leden van de Centrale Ondernemingsraad (COR) van de politie zijn opgestapt. Aanleiding hiervoor is een onderzoek naar de besteding van het budget van COR. Grote delen van het OR-budget, zouden onrechtmatig en ondoelmatig zijn besteed. Zo werden imagocoaches ingehuurd, exclusieve vergaderlocaties gebruikt en werd bij het ontbijt champagne gedronken.

Deze kwestie doet de vraag oproepen hoe het ook alweer zit met de vergoeding van kosten die een ondernemingsraad (OR) maakt. Welke kosten komen voor vergoeding in aanmerking? En, hoe wordt de ondernemer beschermd tegen buitensporige kosten van de OR?

Vergoeding van OR-kosten

Artikel 22 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) voorziet in een regeling voor de door de OR en zijn commissies te maken kosten. Op grond van dat artikel komen alle kosten die de OR maakt en die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van zijn taak, ten laste van de ondernemer. Hierbij valt te denken aan algemene kosten, zoals vergaderruimte, telefoonkosten, reiskosten, consumpties en dergelijke.

Daarnaast zijn er nog drie specifieke categorieën kosten die voor vergoeding in aanmerking komen:

• Kosten raadplegen deskundige: de OR heeft in beginsel de mogelijkheid om – als dit naar zijn mening voor een goede vervulling van zijn taak nodig is – een deskundige te raadplegen. De kosten voor het raadplegen van deskundigen komen alleen voor rekening van de ondernemer wanneer deze kosten vooraf aan hem zijn meegedeeld. Indien van deze kosten van tevoren geen nauwkeurige opgave kan worden verkregen, heeft de ondernemer in ieder geval recht op een gemotiveerde inschatting van de kosten.
• Kosten voeren rechtsgeding: de kosten van het voeren van een gerechtelijke procedure door de OR komen eveneens ten laste van de ondernemer. Ook hierbij geldt de voorwaarde dat hij vooraf van de hoogte van deze kosten – of een redelijke inschatting daarvan – op de hoogte is gesteld.
• Kosten van scholing en vorming: de OR heeft recht op jaarlijkse scholing op kosten van de ondernemer. De SER stelt jaarlijks richtbedragen vast voor kosten verbonden aan scholing en vorming. Zo heeft de SER voor 2017 een richtbedrag vastgesteld van 995 euro per dagdeel voor een maatwerkcursus voor de gehele OR.

Indien de OR en ondernemer het niet eens zijn over door de OR te maken kosten, of de hoogte van deze kosten, kunnen zij dit geschil eventueel vooraf aan de kantonrechter voorleggen.

OR-budget

De ondernemer en de OR kunnen met elkaar een afspraak maken over een jaarlijks toe te kennen budget aan de OR, dat de OR grotendeels naar eigen inzicht kan besteden. Dit is echter geen verplichting. Als de OR wel een eigen budget heeft gekregen en de OR moet kosten maken waardoor het budget wordt overschreden, dan kan hij een aanvullend budget vragen of de ondernemer vragen om deze extra kosten voor zijn rekening te nemen. De ondernemer kan dit echter weigeren.

Let op

• Voor zowel de OR als ondernemer geldt: wees zorgvuldig. De ondernemer hoeft alleen de kosten te betalen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de OR en zijn commissies. De OR doet er daarom verstandig aan om als er kosten gemaakt moeten worden, daarover tevoren overleg te plegen met de ondernemer. Voor de kosten van het raadplegen van deskundigen en de kosten van het voeren van rechtsgedingen is dit zelfs verplicht.
• Ook als de OR een eigen budget heeft, geldt dat het verstandig is om dit budget alleen te besteden aan aangelegenheden die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de OR. Dat het nuttigen van een champagneontbijt voor de OR-taak niet noodzakelijk is, lijkt mij evident.