Het verlenen van inzage in de e-mailbox van werknemers: heeft de OR een instemmingsrecht of niet?

De privacy van werknemers op de werkvloer is een veelbesproken onderwerp. Zo publiceerde het College Bescherming Persoonsgegevens (‘het College’) recent ‘do’s & don’ts’ bij het gebruik van persoonsgegevens van werknemers. Het College geeft tips over hoe om te gaan met bijvoorbeeld cameratoezicht op de werkvloer, pre-employment screening van sollicitanten en internet en social media gebruik. Hoe zit het met de inzage in e-mailboxen van werknemers? Het Hof Amsterdam geeft daar een antwoord op.

Wat speelde er?

De Dienst Werk en Inkomen van de Gemeente Amsterdam (‘DWI’) krijgt klachten van klanten over haar bereikbaarheid, het niet voldoen aan terugbelverzoeken en het niet beantwoorden van e-mails. Daarom heeft DWI haar medewerkers geïnstrueerd om een collega of hun teammanager te machtigen voor toegang tot hun e-mailbox met als doel het vergroten van de bereikbaarheid van DWI voor burgers. Vergeet een medewerker dat te doen of is hij onverwacht afwezig, dan kan de teammanager door de systeembeheerder gemachtigd worden om de e-mailbox te openen. De OR is niet om instemming over dit besluit gevraagd en roept de nietigheid van het besluit in. De OR verwijst daarbij naar het instemmingsrecht zoals bepaald in artikel 27 WOR. De kantonrechter heeft DWI verboden uitvoering te geven aan de instructie.

Het oordeel van het hof

Het hof is het met de kantonrechter eens dat het besluit instemmingsplichtig is op grond van artikel 27 lid 1 sub l WOR. Volgens het hof maakt de werkinstructie het voor DWI mogelijk om via technische middelen en zonder toestemming van de werknemer, toegang te krijgen tot de e-mailbox van een afwezige werknemer. Bovendien biedt de werkinstructie de mogelijkheid van waarneming van of controle op gedrag van de werknemers. De teammanager kan zich immers aan de hand van de inhoud van het e-mailbestand een beeld vormen van het gedrag en de prestaties van de betrokken werknemer. Hieraan doet niet af dat de werkinstructie slechts tot doel heeft de bereikbaarheid van DWI voor burgers te vergroten. Relevant is dat de instructie voorziet in een voorziening die de mogelijkheid heeft voor waarneming en controle van werknemers.

Tips:

• De controle die de werkgever op de werknemers mag uitoefenen is niet onbegrensd.
• Ook als het besluit tot inzage in de e-mailbox niet gericht is op controle of waarneming van de werknemers maar daar wel geschikt voor is, is instemming van de OR nodig.
• Uit eerdere rechtspraak volgt dat enkel persoonlijk toezicht, zonder het gebruik van enig technisch of administratief hulpmiddel, geen voorziening is als bedoeld in artikel 27 lid 1 sub l WOR.
• Als een werkgever een instemmingsplichtig besluit toch wil doorvoeren dan kan hij vervangende toestemming vragen aan de kantonrechter. De verplichting om vooraf bemiddeling en advies aan de bedrijfscommissie te vragen is inmiddels afgeschaft.