Administratie- en bewaarverplichtingen

Ingevolge de wetgeving in Nederland heeft het bestuur van een rechtspersoon en een ieder die een bedrijf of een zelfstandig beroep uitoefent een administratie- en bewaarplicht. Deze verplichtingen gelden ook voor de zorgsector. Of u nu een bestuurder van een zorgorganisatie bent of als zelfstandige / specialist werkt, u dient uw administratie op orde te hebben.

De administratie- en bewaarplicht

Zowel de civiele als de fiscale wetgeving bevat de verplichting om een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken en bescheiden voor een periode te bewaren. De civiele administratie- en bewaarplicht zijn opgenomen in Boek 2 en Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek. De fiscale administratie- en bewaarplicht zijn opgenomen in de Algemene Wet inzake de Rijksbelastingen. Daarnaast volgt uit een aantal andere wetten ook verplichtingen tot het bewaren van de administratie (bijvoorbeeld de Algemene Wet Bestuursrecht). Deze verplichtingen, die dus in diverse wetten terug te vinden zijn, blijken voor menig bestuurders / specialisten niet altijd even duidelijk. Daarnaast is de administratie vaak geautomatiseerd (en bij derden zoals administratiekantoor ondergebracht) waardoor menig bestuurder / specialist niet stilstaat bij deze wettelijke verplichtingen. Het bestuur van een zorgorganisatie is verplicht van de vermogenstoestand van de zorgorganisatie en van alles betreffende de werkzaamheden van de zorgorganisatie op zodanige wijze administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat op elk moment de rechten en verplichtingen kenbaar zijn. Daarnaast moeten de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens duidelijk uit de administratie blijken. Voor een specialist zijn deze verplichtingen overeenkomstig van toepassing. Wat het voeren van een administratie precies inhoudt, is helaas niet altijd even duidelijk aangezien de wet geen vormvereisten aan het voeren van een administratie stelt. Dit betekent dat een administratieplichtige (binnen bepaalde grenzen) vrij is ten aanzien van de wijze waarop hij zijn administratie voert. De boeken, bescheiden en andere gegevensdragers moeten in ieder geval minimaal zeven jaren bewaard blijven. Deze termijn geldt voor stukken met een datum erop vanaf de dag waarop het stuk gedateerd is en voor stukken zonder datum vanaf de laatste dag van het boekjaar waarop het stuk betrekking heeft. Let op dat boeken en bescheiden over onroerende zaken 10 jaren bewaard moeten worden in verband met de herzieningstermijn voor de BTW. Met de belastingdienst kunnen afspraken worden gemaakt ten aanzien van kortere bewaartermijnen, maar zonder afspraken geldt de wettelijke termijn.

Welke gegevens moeten bewaard worden

Zoals hiervoor duidelijk is geworden moeten de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers voor minimaal zeven jaren bewaard worden. Maar wat zijn boeken, bescheiden en andere gegevensdragers eigenlijk?

• Boeken en bescheiden Onder 'boeken en bescheiden' moet in ieder geval het volgende worden verstaan: notulen, brieven, jaarrekeningen, jaarverslagen, nota's, kwitanties, facturen, kassarollen, salarisadministratie, debiteuren en crediteurenadministratie, offertes en contracten. Onder bepaalde omstandigheden kan de personeelsadministratie ook onder de bewaarplicht vallen. Overigens kan onder de term ‘bescheiden’ meer begrepen worden dan alleen papieren stukken. De term bescheiden kan in het algemeen ruimer worden opgevat, zodat ook USB-sticks en software eronder kunnen vallen. De balans en de staat van baten en lasten moeten in ieder geval altijd op papier, dus in origineel en niet in kopie, bewaard worden.
• Andere gegevensdragers Onder ‘andere gegevensdragers' kan worden verstaan: microfilms, microfiches, magnetische banden, magneet en optische schijven, maar ook elektronische digitale opslag (bijvoorbeeld cloudserver). Ook gegevensdragers zoals geluids- en video-opnames zijn niet zonder meer uitgesloten. Bij dit laatste kan gedacht worden aan een opname van een vergadering in plaats van het notuleren van wat daar is besproken. Het huidige technologische tijdperk biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van een cloudserver waarbij de boeken en bescheiden worden opgeslagen op een server die in eigendom is van een derde partij (de cloudserver aanbieder). Het is hierbij echter de vraag of met het opslaan van de boeken en bescheiden op een cloudserver aan het wettelijke vereiste (waarbij op elk moment de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon / bedrijfsvoering kunnen worden gekend) kan worden voldaan. De cloudserver wordt beheerd door een derde partij, de cloudserver aanbieder. Om toegang te krijgen tot de in de cloudserver opgeslagen gegevens is de bestuurder / specialist dus afhankelijk van de cloudserver aanbieder. Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat het opslaan van gegevens in een cloudserver veilig is. Wat gebeurt er als de cloudserver aanbieder failliet gaat? Wat gebeurt er als u de periode opslagkosten niet (tijdig) betaald? En wat als de cloudserver aanbieder kampt met storingen? Heeft de cloudserver aanbieder het recht om uw documenten te bekijken? Dit zijn relevante vragen waar van te voren goed over nagedacht moet worden.

Wat raden wij u aan?

De boeken en bescheiden, met uitzondering van de balans en de staat van baten en lasten, kunnen op gegevensdragers worden overgebracht en bewaard. Digitaliseren mag dus. Het omzetten moet geschieden met de juiste en volledige weergave van de boeken en bescheiden. Daarnaast moeten de boeken en bescheiden gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen een redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt. Tip 1: zorg ervoor dat u altijd de juiste software heeft Zoals zojuist beschreven heeft u de plicht om er zorg voor te dragen dat de boeken en bescheiden gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen een redelijke tijd leesbaar gemaakt kunnen worden. In het huidige technologische tijdperk volgen de software updates elkaar in een hoog tempo op en er bestaat een mogelijk dat de oude software niet meer wordt ondersteund na een nieuwe update. Hoewel dit in praktijk niet heel snel zal gebeuren (meestal wordt de oude software nog jaren na een nieuwe update ondersteund) dient u hier toch rekening mee te houden. Een andere mogelijkheid is dat u op een gegeven moment kiest om een totaal nieuw softwarepakket van een andere ontwikkelaar aan te schaffen en de oude software van de systemen verwijderd. Het zou zo maar kunnen dat de nieuwe software niet goed of helemaal compatible is met de oude software waardoor u uw boeken en bescheiden niet meer leesbaar kunt maken. Let hier dus op als u uw software update of als u besluit om uw software te vervangen met software van een andere ontwikkelaar. Tip 2. Zorg voor een audit trail Het risico bestaat dat men in een geautomatiseerde administratie (digitale vastlegging) gemakkelijk (bewust of onbewust) de oude gegevens door nieuwe kan vervangen. Dit lijkt echter haaks te staan op de wettelijke eis dat op elk moment de rechten en plichten van een onderneming of zorginstelling kenbaar moeten zijn. Deze eis brengt met zich mee dat je ook kan laten zien welke rechten en verplichtingen je op een moment in het verleden had, mits dit moment binnen de bewaartermijn ligt. De administratieplichtige kan dus dagelijks, maandelijks of jaarlijks zijn gegevens muteren en door nieuwe vervangen, maar hij blijft verplicht alle vorige gegevens te bewaren, zodat het mogelijk wordt de audit trail te volgen. De audit trail is het spoor dat door de (financiële) stukken loopt; het geeft de opbouw en samenhang van de stukken weer. Zonder deze audit trail valt met de administratie niet veel te bewijzen. Zorg dus voor een audit trail. Tip 3. Looptijd bewaartermijn Veel bestuurders / specialisten zijn zich hier niet van bewust: de bewaartermijn houdt niet op na ontbinding van een rechtspersoon of stopzetting van de bedrijfsvoering. De boeken, bescheiden en gegevensdragers moeten ook daarna minimaal zeven jaren bewaard worden door de aangewezen bewaarnemer. Tip 4. De cloud: zorg voor voldoende waarborgen Indien u besluit om de administratie te geplaatsten in de cloud vormt de afhankelijkheid van een derde partij een risico. Het is daarom verstandig om zorg te dragen voor voldoende waarborgen (bijvoorbeeld door contractueel vast te leggen dat uw account niet onmiddellijk door de cloudserver aanbieder wordt geblokkeerd indien u, per ongeluk, een betalingstermijn laat verlopen) zodat u op elk moment toegang heeft tot de cloudserver. Welke exacte waarborgen er in de overeenkomst moeten opgenomen, is per geval verschillend. Wij adviseren u er graag over. Een andere, wellicht praktischere, oplossing is om er voor te zorgen dat de boeken en bescheiden van de bedrijfsvoering zowel op een cloudserver als op andere gegevensdragers (zoals een externe harde schijf) worden overgebracht. Dit garandeert (in principe) dat te allen tijde inzicht in de vermogenstoestand te verkrijgen is.