ARBIT: State Terms and Conditions for IT Contracts

Op 19 juli 2010 heeft de Rijksoverheid voorwaarden gepubliceerd die door de overheid gebruikt kan worden bij het contracteren van producten en diensten op het gebied van IT. De Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (‘ARBIT’) zijn hier terug te vinden. De ARBIT zullen naar verwachting door veel aanbestedende diensten binnen de overheid gebruikt worden.

Aanleiding en opzet ARBIT

Tot de introductie van de ARBIT werd door de Rijksoverheid gebruik gemaakt van modelcontracten van het Ministerie van Binnenlandse zaken, de “BiZa modellen”, voor inkoop van IT-producten en het verstrekken van IT-opdrachten. De BiZa modellen voldeden niet meer aan de wensen van de huidige tijd, zo bestaat er meer behoefte aan flexibele modellen die voor verschillende IT producten en diensten gebruikt kunnen worden. De ARBIT beogen meer uniformiteit te brengen in de IT-contracten die de overheid sluit. Ze dienen vooral voor de zogenoemde ‘modale inkoop van IT’. Hierbij moet gedacht worden aan kleine en middelgrote projecten en standaardproducten. Voor grote IT projecten (denk bijvoorbeeld aan het elektronisch patiëntendossier) bieden de ARBIT dus geen uitkomst. De voorwaarden bestaan uit een algemeen deel gevolgd door bijzondere bepalingen voor koop, gebruiksrechten voor programmatuur, opdrachten en onderhoud. Volgens de toelichting bij de ARBIT is hierbij uitgangspunt geweest dat in een goed contract rekening wordt gehouden met de belangen van beide partijen. Bij het opstellen zou dan ook gezocht zijn naar ‘het redelijke midden’. Ten opzichte van de eerdere BiZa modellen zijn de ARBIT leesbare, heldere voorwaarden. Omdat het hier gaat om contracten die gesloten worden door de overheid, is er al snel sprake van aanbestedingsplichtige opdrachten. Hiermee is, blijkens de toelichting, rekening gehouden doordat de ARBIT in zijn geheel van toepassing dient te worden verklaard door de aanbestedende dienst. Het kan immers zo zijn dat bij aanvang van de aanbesteding nog niet volledig duidelijk is welke bijzondere bepalingen relevant zijn voor de aanbestede opdracht.

Kritiek

Redelijk midden of niet, sinds publicatie van de ARBIT is er kritiek te horen op de voorwaarden. Zo zouden deze niet evenwichtig zijn, maar nadelig voor leveranciers op een aantal cruciale contractspunten. Die kritiek is vanuit het kamp van leveranciers niet opmerkelijk, nu onder de ARBIT de verantwoordelijkheid voor projecten volledig bij de leverancier wordt neergelegd. Ook wordt de aansprakelijkheid, hoewel beperkt tot maximaal viermaal de waarde van de opdracht, door leveranciers als een te groot risico bevonden. Vergeleken met de branchevoorwaarden die in de IT gebruikt worden, de ICT~Office voorwaarden, is dit inderdaad een ruime aansprakelijkheid - die voorwaarden beperken de aansprakelijkheid van leveranciers tot maximaal de contractwaarde. Bezien vanuit de nog vaak onbeperkte aansprakelijkheid in de standaard contracten van opdrachtgevers is de bepaling in de ARBIT toch als ‘redelijk midden’ aan te merken. Het is immers niet verplicht om de ARBIT ongewijzigd toe te passen. De toelichting zegt hierover dat partijen in de overeenkomst de beperking op een ander bedrag kunnen vast stellen als de risico’s dan wel hoogte van de vergoeding hiertoe aanleiding geven. Verder bevatten de ARBIT een garantieregeling waarbij leveranciers gedurende een termijn van 12 maanden na acceptatie gebreken gratis dient te herstellen. Aan de leverancierskant is dit niet een gebruikelijke termijn, drie maanden is dat wel. Opvallend is daarnaast dat er een onderhoudsverplichting geldt gedurende drie jaar na acceptatie, volgens de bijzondere bepalingen voor onderhoud in de ARBIT. Deze periode wordt gevolgd door een periode van twee jaar waarin de leverancier ook nog in staat moet zijn om onderhoud te plegen. Voor die laatste termijn geldt wel dat dit onderhoud niet meer hoeft te voldoen aan de bijzondere bepalingen voor onderhoud uit de ARBIT.

Open source

Maar de meest gehoorde klacht over de ARBIT lijkt wel het gebrek aan bijzondere bepalingen voor open source software. De ontwikkelingen op IT-gebied gaven juist aanleiding voor deze nieuwe voorwaarden. De oude BiZa modellen sloten daar niet meer bij aan. Een van de grootste veranderingen op IT-gebied is wel de ontwikkeling en het gebruik van open source software. Dat onderschrijft de overheid ook: niet voor niets stimuleert zij het ontwikkelen en gebruiken van open source software door haar programma “Nederland Open in Verbinding” (NOiV). Het is dan op zijn minst opvallend dat specifieke bepalingen op dit gebied ontbreken. De Rijksoverheid heeft in een reactie op deze kritiek laten weten dat zij gekozen heeft voor een gefaseerde invoering van de ARBIT. Een addendum met bijzondere bepalingen voor open source zal dan ook dit najaar nog volgen.

Conclusie

Ondanks kritiek vanuit de leveranciers lijkt de opzet van de Rijksoverheid geslaagd en is er wel degelijk rekening gehouden met de belangen van beide partijen. Waar dat niet zo is, staat het partijen vrij om andere afspraken te maken in aanvulling en/of afwijking op de bepalingen in de ARBIT. Daarnaast is het nog wachten op het open source addendum.